Gestión Documental

Los siete peligros de las auditorías basadas en documentos

Cómo comprender los efectos destructivos de los datos oscuros en las organizaciones.

El uso de documentos generados por procesadores de texto y hojas de cálculo como forma primaria de capturar y documentar procedimientos, resultados y evidencias de auditorías se está convirtiendo rápidamente en un anacronismo oxidado —y peligroso—. En el escenario digital actual, este enfoque obstaculiza de varias maneras a las organizaciones.

El problema es que la información queda atrapada dentro de los documentos electrónicos y las hojas de cálculo, donde efectivamente se transforma en “datos oscuros”: imposibles de buscar, referenciar, analizar, exportar, reportar o acceder en dispositivos móviles.

¿Qué son los datos oscuros?

Gartner define los datos oscuros como “los activos de información que las organizaciones recopilan, procesan y almacenan durante sus actividades empresariales normales, pero que generalmente no logran aprovechar para otros fines (por ejemplo, estudios analíticos, relaciones comerciales y monetización directa). Como la materia oscura en física, los datos oscuros suelen abarcar la mayor parte del universo de activos de información de la organización. Por eso, las organizaciones suelen conservar los datos oscuros únicamente a los fines del cumplimiento.

Siete peligros de las auditorías basadas en documentos

Los problemas claves creados por el enfoque basado en documentos para la gestión de las auditorías incluyen:

01 ) Los datos oscuros quedan atrapados dentro de los documentos o las hojas de cálculo.

02 ) Los documentos no protegen la integridad de los datos.

03 ) Por su naturaleza, la información dentro de documentos y hojas de cálculo no puede mantener sus relaciones con otra información.

04 ) Propagar las auditorías es difícil y exige mucho trabajo manual.

05 ) Exportar y archivar fuera del software es imposible.

06 ) Las dependencias causan conflictos entre las versiones del software y dificultan las actualizaciones.

07 ) Cargas de TI.

No es usted, es la tecnología de auditoría.

Comprender la evidencia digital de auditoría = comprender la necesidad de cambio.

Desde un punto de vista de la metodología fundamental de auditoría, la documentación crítica de auditoría cae dentro de dos grandes categorías:

01 Análisis y conceptos primarios de la auditoría: Incluye la información que representa el pensamiento original del auditor y que formará parte del reporte de auditoría; por ejemplo, sus análisis y comentarios sobre los procedimientos llevados a cabo, por qué se hicieron, los resultados, conclusiones, etc.

02 Evidencia de respaldo de la auditoría: Los elementos adquiridos durante la auditoría que evidencian directamente qué llevó al auditor a sus conclusiones.

¿Por qué cambiar? Beneficios claves de la auditoría interna.

Invertir en la gestión de los cambios de corto plazo necesarios para que la organización pase de las auditorías basadas principalmente en documentos al software de gestión de auditoría aporta beneficios claves:

Mejora de la productividad del trabajo de campo de auditoría.
Mayor uniformidad de enfoques y calidad entre auditorías.
Mayor calidad de la información de auditoría.
Fácil ampliación del alcance de la información de auditoría.
Mayor rapidez de entrega de la información.
Mayor capacidad de presentación de reportes de alto impacto.
Mayor facilidad de propagación de las auditorías de forma menos “invasiva”.
Mejora general de la automatización de la auditoría.

Esta misma transición también libera la carga administrativa y de TI de la organización.

Nuevo e-book

Cómo aumenta la tecnología el valor de la auditoría.

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pmn
16 agosto, 2022
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Gestión documental inteligente

Con el paso del tiempo y el avance de la tecnología, los SGD o Sistemas de Gestión Documental, se han convertido en un factor clave dentro de las organizaciones. El aumento de la información generada por las empresas y el deterioro de los antiguos sistemas de almacenamiento ha obligado a crear un nuevo modelo para recopilar los documentos de forma ágil y ordenada.

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

Organizar la información es uno de los factores determinantes del éxito empresarial. La gestión de documentos consiste en un conjunto de prácticas y procedimientos utilizados en la administración de archivos dentro de una organización con el objetivo de organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente.

La transformación digital ha acelerado el proceso de digitalización de documentos en la mayoría de las empresas, pero todavía se siguen realizando determinadas acciones que ralentizan los procesos, disminuyen la productividad laboral y aumentan el tiempo de espera de los clientes. Entre los síntomas que demuestran que su organización necesita un sistema de gestión documental, encontramos los siguientes:

Uso excesivo de papel: facturas, tickets de gasto, nóminas, etc.
Gran cantidad de documentación duplicada.
Hojas de Excel con mucha información, donde se desconoce la última modificación del documento y su responsable.
Documentación descentralizada que genera la necesidad de obtener más copias.

FUNCIONES

Un buen sistema de gestión documental cubre gran parte de las necesidades de la empresa y realiza el proceso de forma organizada y planificada. En definitiva, permite que un documento tenga capacidades extra para que pueda realizar acciones automáticas por sí mismo. Con una capacidad de almacenamiento ilimitada que permite:

✔ Capturar documentos sin importar la fuente.

✔ Integrarse con los diferentes sistemas existen.

✔ Eliminar la introducción manual de los datos y beneficiarse de repositorios de larga vida.

✔ Crear automáticamente y administrar copias de seguridad.

✔ Controlar la aprobación de los documentos, establecer plantillas base y especificar los datos que contiene cada archivo.

✔ Recibir alertas sobre cualquier incidencia.

✔ Crear diferentes vistas de la biblioteca para consultar rápida y fácilmente los documentos de diferentes formas. Para cada una de ellas, se puede determinar el número de columnas que se mostrarán y en qué orden, los documentos que deben aparecer, las agrupaciones, los totales, los estilos, etc.

✔ Integrar los procesos para que los documentos y archivos aparezcan automáticamente cuando sea necesario.

✔ Disfrutar de resultados de búsqueda instantáneos y encontrar rápidamente el archivo que se está buscando

Además, debe permitir gestionar todos los documentos (textos, imágenes, vídeos, etc.) de una organización de forma integrada y global, para contribuir a mejorar el rendimiento empresarial con grandes volúmenes de documentos. Por otro lado, incluir diferentes tipos de firmas digitales durante el flujo de trabajo que cumplan con los estándares del mercado.

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Resumiendo, existen varias razones por las que empezar a utilizar esta funcionalidad en su organización:

1. Información centralizada en un solo lugar

2. Cumplimiento de las normativas de seguridad

3. Ahorro de costes

4. Aumento de la productividad

5. Mayor estructuración de los datos

6. Trabajo en equipo y movilidad

Como se puede comprobar, el sistema de gestión documental es una pieza clave que favorece el desarrollo empresarial. Teniendo en cuenta que las organizaciones generan a diario una gran cantidad de documentos.

Brindamos soluciones de Software líderes a nivel mundial para la automatización de sus procesos de trabajo.

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pmn
4 agosto, 2021
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Gestión documental inteligente con Low-Code

La combinación de una gestión documental inteligente con low-code va a proporcionar a las empresas mejoras significativas en sus procesos documentales.

Las empresas trabajan con diferentes tipos de documentos y necesitan ordenarlos, y almacenarlos por distintos conceptos. A menudo, estos documentos se reciben en papel y es necesario archivarlos en formato digital, o realizar un apunte en nuestro sistema informático de la ubicación física del documento.

Muchas empresas siguen realizando estos procedimientos de forma manual, o en el mejor de los casos utilizan tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Pero ambas estrategias son costosas y lentas, y en general constituyen un cuello de botella.

Existe una mejor manera de resolver este problema, y pasa por combinar varias tecnologías como low-code e Inteligencia artificial.

UN PASO MÁS ALLÁ DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Automatizar un proceso de gestión documental, sobre todo si lo hacemos con grandes volúmenes de documentos, requiere:

Clasificar los documentos que entren, extraer los datos, y dejarlos de forma estructurada en una base de datos.
Que un equipo de personas reciba las incidencias reportadas durante el proceso automático de extracción de datos y que las solucione.
Una interfaz de usuario para validar y conciliar la información.

Si trasladamos esta necesidad a un escenario tecnológico, nos damos cuenta de que, en realidad estamos hablando de digitalizar un proceso que tenga en cuenta todo lo anteriormente apuntando. Y para ello, vamos a necesitar una herramienta con capacidad para generar nuevas aplicaciones de forma ágil, y que además pueda integrarse con otras soluciones tecnológicas.

Es cierto que una integración con un OCR podría facilitarnos mucho el trabajo, pero en la actualidad ya existen otras tecnologías relacionadas con la inteligencia artificial que pueden contribuir de una forma mucho más sólida a mejorar nuestros procesos.

Hoy en día, ya es posible utilizar tecnologías de lenguaje natural y machine learning para que nos ayuden a clasificar y extraer información de nuestros documentos. Los servicios de aprendizaje automático pueden entender nuestros documentos como pares clave/valor , por lo que interpretan mejor las distintas variedades de documentos que un OCR.

Sin embargo, el aprendizaje automático no es más que una parte del sistema, y un automatismo dentro de nuestro workflow de trabajo. Cuando diseñamos nuestro proceso con una herramienta de desarrollo de aplicaciones deberemos tener en cuenta que este automatismo va a generar incidencias que deberán resolverse por nuestro equipo humano. Además, deberemos aprovechar estas entradas para retroalimentar a nuestro sistema de aprendizaje automático.

Y no olvidemos que, en la mayoría de las ocasiones estos procesos de extracción y clasificación de datos no son más que la punta del iceberg, y que puede haber muchos más pasos antes y después del proceso de gestión documental, por lo que será conveniente contar con una herramienta low-code como AuraQuantic que nos ayude a poner en marcha todos los procesos que necesitamos de forma ágil, y con capacidades de integración con otras herramientas como RPA, ERP, etc.

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pmn
7 abril, 2021
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Optimización de procesos e innovación

Basándonos en el informe de analistas de Gartner , sobre la necesidad de automatizar las operaciones de negocio para poder escalar su negocio digital. Se recomienda identificar la combinación adecuada de optimización de procesos y de innovación, fusionando tecnologías como RPA y Creación de Aplicaciones Low-Code, ya que maximiza el retorno de la inversión , más aún, si se trabaja con las partes interesadas en rediseñar y reimaginar los procesos de negocio.

Optimizar un proceso existente persigue uno o varios de los siguientes objetivos:

Aumentar la eficiencia de este, o su eficacia.
Incrementar la productividad.
Reducir errores.
Evitar riesgos conocidos.

Las excepciones en los actuales procesos pueden ser el comienzo de la generación de valor añadido, a través de la creación de nuevas soluciones. En este sentido, usar una herramienta que nos permita el descubrimiento de procesos puede ser una muy buena opción.

Las organizaciones deben utilizar tecnologías para la automatización de tareas rutinarias que incrementen las capacidades digitales de los trabajadores.

En ese sentido, es importante definir cuando usar un RPA y cuando un BPM o una Plataforma de Creación de Aplicaciones Low-Code para la automatización de las tareas, del flujo asociado a estas, y su integración con el resto de tecnologías presentes en la organización. Sumado a un correcto entendimiento de las necesidades del negocio, una aproximación que incluya el uso de simulación, y la capacidad de introducir cambios de forma ágil siempre que sea necesario, o que las circunstancias cambien.

Brindamos soluciones de Software líderes a nivel mundial para la automatización de sus procesos de trabajo.

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pmn
3 febrero, 2021
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Claves para conseguir el éxito en la transición al teletrabajo

La pandemia del Covid-19 ha significado que de la noche a la mañana muchas empresas hayan tenido que adaptarse al modelo de teletrabajo. Así pues, en un contexto como el actual las empresas deben asimilar la situación, y preparar sus organizaciones para unas circunstancias que llegó para quedarse.

Por lo tanto, es necesario empezar a considerar algunos puntos que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en la transición al modelo de trabajo remoto.

1. REORGANIZANDO LOS PROCESOS DE NUESTRA EMPRESA PARA ADAPTARSE AL MODELO DE TELETRABAJO

En primer lugar, es necesario conocer todos los procesos de la organización con sus flujos de información, responsables, y personal involucrado. Pero también es importante, tener claro que procesos necesitan ser digitalizados y cuáles son las prioridades.

Tener una herramienta low-code nos permitirá ganar agilidad para hacer los desarrollos de software que precisemos. Contamos con herramientas low-code, con soluciones paquetizadas para facilitar la transición al teletrabajo.

2. DIGITALIZANDO EL WORKFLOW DE NUESTROS PROCESOS PARA ADAPTARSE AL MODELO DE TELETRABAJO

Será necesario revisar todos aquellos procesos que impliquen un trato cara a cara, o que se sigan gestionando con papel.

Debemos desarrollar nuevas aplicaciones que incluyan gestión documental y firma digital, y que nos permitan tener un control en todo momento del estado de las tareas que se están realizando. Generar flujos de trabajo que se gestionen de forma automática.

3. LAS PERSONAS SON EL FOCO DE LA EMPRESA

Establecer un plan de formación para los empleados facilitará la transición, pero disponer de un software intuitivo puede ser el factor clave para asegurarnos el éxito.

Este deberá establecer:

El flujo del trabajo
Enviar las tareas a las personas adecuadas.
Facilitar la trazabilidad del estado de ejecución de las tareas

Incorporar cronometrías para que el flujo de trabajo se redirija de ser necesario Con la planificación y el software adecuado la transición al modelo de teletrabajo no debe ser un obstáculo.

4. GARANTIZANDO LAS COMUNICACIONES CORPORATIVAS

Hoy en día, una empresa no puede depender en exclusiva del correo electrónico y WhatsApp para comunicarse. Una herramienta de comunicación colaborativa puede ayudarle, y si la integramos con una herramienta low-code BPM, obtendremos un flujo de trabajo óptimo, colaborativo y automatizado de principio a fin.

5. TRABAJO REMOTO SEGURO CON VPN

Por último, es importante tener en cuenta que en un entorno de trabajo remoto se accede a la red corporativa desde distintos puntos, que no siempre van a ser seguros, por lo que será muy conveniente contar con una VPN para protegernos.

Una conexión VPN permite el acceso a la red privada de la organización minimizando la exposición de nuestros datos. Aunque, pueden existir multitud de factores que nos exponen a vulnerabilidades, minimizarlo está a su alcance, a través de la concientización en ciberseguridad.

EL TELETRABAJO YA ES UNA REALIDAD

El modelo de trabajo presencial ya forma parte de nuestro pasado. Debemos de asumir que las oficinas han dejado de ser el centro neurálgico del trabajo y se han convertido en un lugar de prestación de servicios, y un espacio de encuentro para reuniones.

pmn
23 septiembre, 2020
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